Email pengaturan ulang kata sandi yang tidak pernah sampai adalah salah satu kerusakan paling merugikan yang bisa dialami sebuah layanan, justru karena tidak terlihat. Tidak ada pesan kesalahan, tidak ada catatan merah di log. Pengguna hanya diam-diam menyerah, dan Anda tidak pernah tahu berapa banyak yang menyerah.
Penyaring spam menilai pengirim, bukan hanya isi pesan. Karena itu, memperbaiki kalimat di dalam email jarang menyelesaikan masalah kalau yang bermasalah adalah cara pengirimannya.
Tiga catatan DNS yang menentukan
SPF menyatakan server mana saja yang berhak mengirim email atas nama domain Anda. DKIM membubuhkan tanda tangan digital sehingga penerima bisa memastikan isi pesan tidak berubah di jalan. DMARC memberi tahu penerima apa yang harus dilakukan bila salah satu pemeriksaan itu gagal.
Ketiganya bekerja bersama. SPF tanpa DKIM mudah goyah begitu email diteruskan. DMARC tanpa keduanya tidak punya apa-apa untuk dinilai. Kesalahan yang paling sering terjadi juga sederhana: satu domain memiliki dua catatan SPF sekaligus, dan dalam keadaan itu sebagian penerima menganggap keduanya tidak sah.
Jangan mengirim dari server aplikasi sendiri
Mengirim email langsung dari server tempat aplikasi berjalan terlihat hemat, tetapi reputasi alamat IP server web umumnya buruk untuk urusan email — jarang mengirim, tidak punya riwayat, dan sering berada dalam blok alamat yang memang dicurigai. Membangun reputasi baru dari nol butuh waktu berbulan-bulan.
Jalan yang lebih pendek adalah mengirim lewat layanan yang memang menjaga reputasi pengirimannya, seperti kirim.id, lalu mengarahkan aplikasi Anda ke sana lewat SMTP. Yang perlu diperhatikan saat memilih: apakah tersedia laporan pengiriman yang bisa dibaca, dan apakah email transaksional dipisahkan dari email promosi.
Pisahkan yang wajib sampai dari yang boleh terlambat
Email pengaturan ulang kata sandi, bukti pembayaran, dan pemberitahuan pesanan berbeda sifatnya dari kabar promosi mingguan. Yang pertama harus sampai dalam hitungan detik; yang kedua boleh menunggu. Kalau keduanya dikirim lewat jalur yang sama, satu kampanye promosi yang banyak dilaporkan sebagai spam bisa menyeret email penting Anda ikut tersaring.
Pemisahan ini bisa dilakukan lewat subdomain pengirim yang berbeda, atau lewat jalur pengiriman yang berbeda sama sekali. Prinsipnya satu: reputasi buruk dari surat promosi tidak boleh menular ke surat yang menentukan apakah pengguna bisa masuk ke akunnya.
Isi email juga dinilai
Beberapa kebiasaan yang membuat penyaring curiga: seluruh isi email berupa satu gambar besar tanpa teks, tautan yang tampilannya berbeda dari alamat sebenarnya, alamat pengirim noreply yang tidak bisa dibalas, dan tidak adanya cara berhenti berlangganan pada email promosi. Empat hal itu mudah diperbaiki dan pengaruhnya nyata.
Rawat daftar penerima
Alamat yang berulang kali memantul harus dihentikan pengirimannya, bukan dicoba terus. Rasio pantulan yang tinggi adalah salah satu sinyal terkuat bahwa seorang pengirim tidak merawat daftarnya. Begitu pula alamat yang tidak pernah membuka email selama setahun: mengirimi mereka terus-menerus menurunkan reputasi tanpa memberi hasil.
Kalau hari ini email Anda bermasalah, urutan pemeriksaannya begini: periksa SPF, DKIM, dan DMARC lebih dulu; lihat dari alamat IP mana email dikirim; pisahkan email penting dari promosi; baru perbaiki isinya. Urutan ini penting, karena memperbaiki isi email tidak akan menolong pengirim yang identitasnya sendiri belum bisa dibuktikan.
